پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
پلمپ دفاتر قانونی یعنی دفتر روزنامه و دفتر کل (یا سایر دفاتر مرتبط) قبل از ثبت هر رویداد مالی، توسط اداره ثبت شرکتها مهر و شمارهگذاری شوند. این دفاتر باید بدون هیچ نوع خطخوردگی، پارگی، جای خالی بیش از حد یا هرگونه امکان دستکاری تحویل داده شوند.
این اقدام باعث میشود دفاتر قابلیت استناد داشته باشند و در ممیزی مالیاتی قابل قبول باشند.
چه افرادی موظف به پلمپ دفاتر هستند؟
پلمپ دفاتر برای موارد زیر الزامی است:
- تمام شرکتهای ثبتشده (سهامی خاص، مسئولیت محدود، تضامنی، مختلط و…)
- مؤسسات غیرتجاری
- اشخاص حقیقی دارای کسبوکار یا پروانه کسب
- دارندگان کارت بازرگانی
- شرکتهای غیرفعال (حتی در صورت عدم داشتن فعالیت مالی)
شرکتهای غیرفعال نیز باید دفاتر سفید پلمپشده ارائه دهند؛ در غیر این صورت دفاترشان رد خواهد شد.
شرایط لازم برای پلمپ دفاتر قانونی
۱. تکمیل بودن اطلاعات هویتی و ثبتی
تمام اطلاعات شرکت یا شخص حقیقی باید دقیق و بهروز باشد:
- شناسه ملی و شماره ثبت شرکت
- آدرس و کد پستی صحیح
- مشخصات مدیرعامل و اعضای هیئتمدیره
- تعیین سال مالی صحیح
۲. آمادهبودن مدارک
برای پلمپ دفاتر، مدارک زیر مورد نیاز است:
مدارک شرکتها (اشخاص حقوقی)
- کارت ملی مدیرعامل
- روزنامه رسمی تأسیس
- آخرین آگهی تغییرات
- مهر شرکت
- اظهارنامه پلمپ دفاتر (صادرشده از سامانه)
- وکالتنامه در صورت درخواست توسط نماینده
مدارک اشخاص حقیقی (تاجران)
- کارت ملی
- پروانه کسب یا مجوز فعالیت
- اظهارنامه پلمپ دفاتر
۳. ثبت درخواست قبل از شروع سال مالی
پلمپ دفاتر باید قبل از شروع سال مالی جدید انجام شود.
مثلاً برای سال مالی ۱۴۰۴، باید قبل از ۱ فروردین ۱۴۰۴ دفاتر پلمپ شوند.
مراحل پلمپ دفاتر قانونی (گامبهگام)
مرحله ۱: ورود به سامانه ثبت شرکتها
از طریق سایت رسمی اداره ثبت شرکتها وارد بخش «پلمپ دفاتر قانونی» شوید و نوع شخصیت (حقیقی یا حقوقی) را انتخاب کنید.
مرحله ۲: تکمیل اطلاعات شرکت یا شخص متقاضی
در این بخش موارد زیر وارد میشود:
- نام شرکت یا نام تاجر
- شماره ثبت / شناسه ملی
- نوع فعالیت
- آدرس کامل و کد پستی
- اعضای هیئتمدیره و سمت آنها (برای شرکتها)
مرحله ۳: انتخاب سال مالی و نوع دفاتر
معمولاً دو دفتر زیر پلمپ میشوند:
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
در برخی فعالیتها، دفتر دارایی یا کپیه نیز انتخاب میشود.
مرحله ۴: بارگذاری و تأیید مدارک
اظهارنامه پلمپ دفاتر را از سامانه دریافت، چاپ، امضا و مهر کنید. سپس بارگذاری کنید.
مرحله ۵: پرداخت هزینهها و دریافت کد رهگیری
پس از تأیید اطلاعات، هزینه تعیینشده پرداخت شده و کد رهگیری صادر میشود.
مرحله ۶: دریافت دفاتر پلمپشده
پس از بررسی و پلمپ توسط اداره ثبت، دفاتر:
- یا از طریق پست به آدرس شرکت ارسال میشوند
- یا در صورت انتخاب، بهصورت حضوری قابل دریافت هستند
نکات مهم در مورد پلمپ دفاتر
- دفاتر باید بدون خط خوردگی، لاکگرفتگی، پارگی یا صفحات خالی زیاد باشند.
- از دفاتر متعلق به سالهای قبل نمیتوان مجدداً استفاده کرد.
- ثبت رویدادهای مالی باید به ترتیب تاریخ و بدون جاگذاری انجام شود.
- عدم پلمپ میتواند منجر به رد دفاتر و اعمال جرایم مالیاتی شود.
- برای شرکتهای تازه تأسیس، پس از ثبت شرکت نیز باید دفاتر پلمپ شوند.
نتیجهگیری
پلمپ دفاتر قانونی، یکی از مهمترین تکالیف مالی و اداری برای کلیه شرکتها و تجار است. این فرایند نهتنها برای شفافیت مالی و جلوگیری از تخلفات ضروری است، بلکه رعایت آن بهطور مستقیم در پذیرش دفاتر حسابداری و تعیین مالیات نقش دارد.
شرکتها با انجام صحیح و بهموقع پلمپ دفاتر:
- از جرایم مالیاتی جلوگیری میکنند،
- فرایندهای حسابرسی و رسیدگی مالیاتی را آسانتر میسازند،
- و اسناد مالی معتبر و قابل استناد در اختیار خواهند داشت.
بنابراین توصیه میشود هر سال قبل از شروع سال مالی جدید، نسبت به پلمپ دفاتر اقدام کنید تا در طول سال با مشکل مواجه نشوید.
