قانون اول: تحریر دفاتر قانونی در مهلت مقرر و مطابق آیین‌نامه
مبنای قانونی
بر اساس مواد ۶ و ۷ آیین‌نامه نحوه تحریر، نگهداری و پلمب دفاتر قانونی (موضوع ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم)، کلیه اشخاص حقوقی و مؤدیان مشمول مکلف‌اند:
- دفاتر روزنامه و کل را پیش از آغاز سال مالی از اداره ثبت شرکتها پلمب کنند.
- کلیه معاملات، دریافت‌ها و پرداخت‌ها را روزانه یا حداکثر تا ۱۵ روز پس از وقوع در دفتر روزنامه ثبت نمایند.
- اطلاعات دفتر کل را حداکثر تا پایان ماه بعد از دفتر روزنامه استخراج و ثبت کنند.
نکات اجرایی
- تأخیر در ثبت رویدادهای مالی بیش از ۱۵ روز، سفید گذاشتن صفحات یا ثبت پس‌ازموعد معاملات، از دلایل شایع رد دفاتر است.
- صرف ثبت رویدادها در نرم‌افزار حسابداری به‌معنای ثبت در دفاتر پلمب‌شده نیست. اطلاعات باید از نرم‌افزار به دفتر منتقل شود.
- دفاتر باید پیوسته، خوانا و فاقد هرگونه تراشیدگی یا تغییر باشند.
اشتباه رایج
برخی شرکتها تصور می‌کنند که ثبت‌های نرم‌افزاری کفایت می‌کند و انتقال به دفتر را به پایان سال موکول می‌کنند. این اقدام از نظر قانونی پذیرفته نیست و ممکن است موجب رد دفاتر شود.
قانون دوم: رعایت اصول ظاهری و نگارشی دفاتر
مبنای قانونی
مطابق مواد ۱۲ تا ۲۰ آیین‌نامه تحریر دفاتر، رعایت ضوابط شکلی و ظاهری در نگارش دفاتر الزامی است. هرگونه تخلف در ظاهر دفاتر، حتی در صورت صحت محتوا، می‌تواند باعث عدم پذیرش آن‌ها شود.
نکات اجرایی
- دفاتر باید با جوهر یا خودکار غیرقابل‌پاک شدن نوشته شوند.
- لاک‌گیری، تراشیدن، پاک‌کردن، خط‌کشیدن بین سطور یا حاشیه‌نویسی ممنوع است.
- در صورت اشتباه، باید با یک خط روی نوشته غلط کشیده و عبارت «باطل شد» درج شود.
- صفحات باید متوالی، شماره‌گذاری‌شده و بدون نقص باشند.
- نوشتن اطلاعات در حاشیه یا بین دو سطر موجب بی‌اعتباری دفاتر می‌شود.
اشتباه رایج
نوشتن برخی سطرها با رنگ متفاوت، جای‌نوشت (نوشتن در فضای خالی قبلی)، یا حتی کندن صفحات از دفتر، از دلایل قطعی رد دفاتر در ممیزی مالیاتی است.
قانون سوم: تطبیق دفاتر با اسناد، اظهارنامه‌ها و گزارشات رسمی
مبنای قانونی
مطابق ماده ۲۰ قانون مالیات‌های مستقیم و بخشنامه‌های اجرایی سازمان امور مالیاتی کشور، مغایرت بین اطلاعات مندرج در دفاتر قانونی و اطلاعات اظهارشده در گزارشات رسمی (از جمله معاملات فصلی، ارزش افزوده یا تراز بانکی) می‌تواند نشانهٔ عدم صحت دفاتر باشد.
نکات اجرایی
- اطلاعات فروش، خرید و هزینه‌ها در دفاتر باید دقیقاً با اطلاعات ثبت‌شده در اظهارنامه عملکرد، گزارش معاملات فصلی (ماده ۱۶۹)، و اظهارنامه ارزش افزوده تطبیق داشته باشد.
- مبالغ درآمد یا هزینه در دفاتر نباید کمتر از مقادیر اعلام‌شده در گزارشهای رسمی باشد.
- اسناد هزینه‌ها باید واقعی، دارای فاکتور معتبر و پرداخت‌شده از طریق سیستم بانکی باشند.
- در صورت وجود دارایی ثابت، محاسبه استهلاک باید بر اساس جدول استهلاک دارایی‌ها انجام گیرد.
اشتباه رایج
وجود اختلاف میان دفاتر و گزارشات فصلی یا عدم انطباق بین تراز اختتامیه و اظهارنامه عملکرد، یکی از دلایل اصلی ارجاع پرونده به حسابرسی مالیاتی است. انجام تطبیق نهایی قبل از بستن حساب‌ها بسیار ضروری است.
قانون چهارم: نگهداری و ارائه دفاتر و اسناد در زمان رسیدگی
مبنای قانونی
بر اساس ماده ۲۲ آیین‌نامه تحریر دفاتر و ماده ۹۷ قانون مالیات‌های مستقیم:
- مؤدی مکلف است دفاتر و اسناد مالی را حداقل به مدت ده سال پس از پایان سال مالی نگهداری کند.
- در صورت درخواست اداره امور مالیاتی، مؤدی موظف است دفاتر و اسناد خود را در مهلت مقرر ارائه نماید.
نکات اجرایی
- دفاتر باید در محل امن و مناسب نگهداری شوند تا از پارگی، رطوبت یا از بین رفتن جلوگیری شود.
- توصیه می‌شود از کلیه اسناد و مدارک مالی، نسخه پشتیبان دیجیتال تهیه شود.
- عدم ارائه دفاتر در مهلت تعیین‌شده حتی در صورت وجود آن‌ها، به منزله عدم تسلیم دفاتر تلقی می‌شود.
اشتباه رایج
عدم ارائه دفاتر به ممیز مالیاتی به‌دلیل انتقال آن‌ها به انبار یا شرکت دیگر یکی از اشتباهات رایج است که موجب تشخیص مالیات به‌صورت علی‌الرأس می‌شود.
خلاصه چهار قانون طلایی دفاتر قانونی مقبول
| قانون | توضیح خلاصه | هدف |
| تحریر به‌موقع و قانونی | ثبت روزانه یا حداکثر ۱۵ روزه در دفاتر پلمب‌شده | جلوگیری از رد دفاتر به دلیل تأخیر |
| رعایت اصول ظاهری و نگارشی | نوشتن بدون لاک، خط‌خوردگی، حاشیه‌نویسی یا جای‌نوشت | حفظ اعتبار شکلی دفاتر |
| تطبیق با اسناد و اظهارنامه‌ها | هماهنگی دفاتر با معاملات فصلی، ارزش افزوده و اظهارنامه عملکرد | پیشگیری از مغایرت و حسابرسی |
| نگهداری و ارائه به‌موقع | حفظ فیزیکی دفاتر و ارائه در موعد مقرر به ممیز | جلوگیری از تشخیص علی‌الرأس |
توصیه‌های کاربردی برای جلوگیری از رد دفاتر
- پلمب دفاتر جدید را پیش از شروع سال مالی بعدی انجام دهید.
- در صورت اشتباه در ثبت، اصلاح را با ذکر توضیح انجام دهید و هرگز از لاک استفاده نکنید.
- صفحات سفید را خالی نگذارید؛ حتی چند صفحه سفید می‌تواند موجب رد دفاتر شود.
- در پایان سال، تراز اختتامیه را دقیقاً مطابق با دفتر کل تنظیم کنید.
- قبل از ارسال اظهارنامه عملکرد، تطبیق نهایی بین دفاتر، ترازنامه و اظهارنامه انجام شود.
- مدارک مرتبط مانند صورتجلسات مجامع، قراردادها و فاکتورها را در کنار دفاتر نگهداری کنید.
- در صورت تغییر نرم‌افزار حسابداری، انتقال اطلاعات را به‌صورت مستند ثبت نمایید.
نتیجه‌گیری
دفاتر قانونی، رکن اصلی شفافیت مالی و انضباط حسابداری در هر شرکت هستند. رد شدن این دفاتر از سوی سازمان امور مالیاتی نه‌تنها منجر به از دست رفتن اعتبار شرکت می‌شود، بلکه هزینه‌های مالی سنگینی نیز در پی دارد.
با رعایت چهار قانون طلایی — تحریر به‌موقع، رعایت اصول ظاهری، تطبیق با اسناد رسمی و نگهداری صحیح — می‌توان اطمینان داشت که دفاتر شرکت همواره مورد پذیرش ممیزان مالیاتی قرار می‌گیرد و از هرگونه تشخیص علی‌الرأس جلوگیری می‌شود.
در واقع، دفاتر مقبول، نشانه‌ی انضباط، شفافیت و حرفه‌ای بودن واحد مالی شرکت است.
